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Comunicazione in azienda: le buone prassi via mail e telefono

scrivania lavoro pixCome comunicare in azienda con collaboratori, dipendenti e colleghi, quali sono le modalità ottimali in epoca di Industria 4.0? Telefono fisso, aziendale, cellulare, mail, skype, ecc, vediamo insieme quali prassi seguire e cosa non fare.

Arrivare in ufficio il lunedì mattina e scoprire che il proprio capo o i colleghi hanno inviato mail fuori orario lavorativo o nel weekend è perfetto per iniziare male la settimana.  In questo articolo vogliamo fornirvi alcune best practice che soprattutto chi ha ruoli di leadership dovrebbe leggere perché molto utile per ridurre lo spreco di tempo e lo stress dei propri collaboratori.

Molte aziende hanno Policy IT che includono queste prassi ma spesso un dipendente su quattro non è al corrente della loro esistenza.

Email: le buone prassi

Quante email senza senso ci capita di leggere nella vita lavorativa, senza capo ne coda o peggio le email scaricabarile. Vediamo insieme come va scritta una mail aziendale:

  • L'oggetto della mail deve essere chiaro ed esaustivo;
  • I destinatari vanno selezionati accuratamente dividendo quelli principali da quelli solo per conoscenza. Evitare di inserire persone non realmente interessate dell'argomento;
  • Nel primo capoverso, dopo i doverosi saluti, esplicitare subito le motivazioni alla base della mail (è un'informativa?, una richiesta di informazioni?, altro?);
  • Esplicitare chiaramente che tipo di riscontro ci si aspetta (una risposta, una conferma, l'avvio di un'attività, altro) e soprattutto da chi; 
  • I contenuti espressi nella mail devono essere scritti in modo sintetico e chiaro e devono essere attinenti all'oggetto della stessa;
  • Evitare l'inoltro di mail di altre persone senza esplicitare le motivazioni dell’inoltro, una sintesi del contenuto rilevante e il tipo di riscontro che ci si aspetta e da chi;
  • Gli Allegati. Evitare l'inoltro di allegati non strettamente necessari;
  • Evitare di utilizzare la mail come una chat, prediligere il contatto telefonico o il sistema di messaggistica skype;
  • Evitare la trasmissione di mail fuori dall'orario di lavoro e nei fine settimana.

Le telefonate: le buone prassi

Anche per le telefonate tutti noi conosciamo qualcuno, collega o superiore che ci tartassa con decine di chiamate al giorno con contenuti spezzettati che altro non fanno che togliere la concentrazione ed innervosire. Vediamo quindi insieme quali sono le buone prassi per interloquire efficacemente tramite telefono. Stiamo ovviamente parlando di telefono aziendale perché quello privato dovrebbe rimanere tale!

  • Ridurre il numero le telefonate lavorative all'essenziale evitando di dilungarsi con monologhi poco produttivi. Se una telefonata media dura più di 3 minuti, c'è qualcosa che non funziona, limitare quindi la durata delle stesse;
  • Argomenti riservati non dovrebbero essere trattati al telefono ma di persona;
  • Evitare telefonate fuori dall'orario di lavoro o su cellulari privati;
  • Evitare di inviare messaggi lavorativi su Whatsap, Telegram, Facebook o altri social ma utilizzare solo gli strumenti lavorativi;
  • Evitare di parlare al telefono a voce alta se non si è soli in ufficio;
  • In caso di telefonate personali al cellulare, è buona norma allontanarsi dai colleghi che stanno lavorando.

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